Finanzordnung – Netz-AK

§ 1 Gültigkeit

Diese Finanzordnung tritt per Beschluss des Vorstandes zum 01. Juni 2023 in Kraft. Sie ersetzt alle bisherigen Regelungen bezüglich finanzieller Angelegenheiten des Vereins. Bei Konflikten der Finanzordnung mit der Satzung gilt: Satzung bricht Finanzordnung.

§ 2 Grundsätze für Finanzmittel

Grundlage für die Verwendung von Finanzmitteln sind die in der Satzung unter §2 Zweck des Vereins festgelegten Vereinszwecke. Die Gemeinnützigkeit des Vereins ist als herausragender Grundsatz für jede Verwendung von Finanzmitteln zu beachten. Vor der Verwendung von Finanzmitteln des Vereins bedarf es der Genehmigung des Vorstandes, sofern sich aus dieser Finanzordnung nichts anderes ergibt. Es gelten die Grundprinzipien der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

§ 3 Genehmigung von Finanzmitteln

§ 3.1 Antrag

Ein Antrag ist ein Vorschlag zur Verwendung von Finanzmitteln. Anträge müssen per bereitgestelltem, elektronischen System zur Antragsverwaltung gestellt werden. Der Vorstand gibt Auskunft über das zu verwendende System. Die Aktivenschaft des Vereins muss über gestellte Anträge informiert werden und eine Möglichkeit haben aktuelle (sowohl genehmigte, als auch offene) Anträge einzusehen. Ein Antrag muss folgende Angaben enthalten:

Projektbezeichnung und -beschreibung
Vereinsziel, dem die Verwendung der Finanzmittel dient
Budgetobergrenze in Euro auf Basis einer Kostenschätzung
Bei laufenden Kosten: Zahlungsturnus
Optional: Projektzeitraum

Die Kostenschätzung ist nach folgenden Methoden durchzuführen:

Bei Sachwerten ist ein Angebot oder eine Katalogangabe nachzuweisen. Für unerwartete Mehrkosten dürfen im Voraus bis zu 20 % aufgeschlagen werden. Kosten sind inklusive aller verbundenen Folgekosten (z.B. Verpackungs- und Transportkosten, Zölle, Gebühren und Steuern) zu schätzen. Unbekannte Folgekosten können implizit entsprechend Satz b) abgedeckt werden.
Bei Dienstleistungen, deren Kosten nicht mit ausreichender Genauigkeit geschätzt werden können, sind Angebote einzuholen. Alternativ können Kosten für vergangene, äquivalente Projekte herangezogen werden.
Bei geplanten Anschaffungen, die einen Wert von 5.000 Euro übersteigen, sind zwei Angebote vorzuweisen. Ausgenommen davon sind Anschaffungen, bei denen mit dem Hersteller üblicherweise direkt verhandelt wird.

Der Vorstand entscheidet mit einfacher Mehrheit über Anträge. Es steht dem Vorstand frei, seine Zustimmung an verbindliche Bedingungen, bzw. Modifikationen des Antrags zu binden. Die Ablehnung eines Antrags muss der Vorstand auf Nachfrage begründen. Aus genehmigten Anträgen ergibt sich ein Budget, welches für den angegebenen Zweck verwendet werden kann. Dieses Budget wird gemäß §6 geschlossen.

§ 3.2 Projektbudget und wiederkehrendes Budget

Projektbudgets sind Finanzmittel, die zweck- und zeitgebunden zur Verfügung stehen, ohne dass im Voraus die tatsächliche Verwendung feststeht. Der Vorstand kann Mitgliedern zweckgebundene Projektbudgets zur Verfügung stellen, welche diese eigenverantwortlich und zweckbezogen einsetzen dürfen. Die Mitglieder sind verantwortlich für das Projekt (Projektverantwortliche) und müssen jederzeit in der Lage sein, Auskunft über die bereits verwendeten Finanzmittel und das verbleibende Budget geben zu können. Der Vorstand kann wiederkehrende Budgets beschließen, die pro Zeitraum zur Verfügung stehen. Diese Budgets müssen nicht einem konkreten Projekt zugeordnet sein, sondern sind für die Beschaffung von Waren einer bestimmten Gruppe gedacht, zumeist von Hilfsstoffen wie z.B. Schrauben oder Kabel.

§ 3.3 Klein- und Wiederbeschaffung

Einmalige Ausgaben bis zu 25 € dürfen aktive Mitglieder ohne vorherigen Antrag, bzw. explizite Budgetgenehmigung tätigen, sofern die Ausgaben unter eine der folgenden Kategorien fallen:

Wiederbeschaffung (Ausgaben für den Ersatz unbrauchbar gewordener Sachen)
Haushaltswaren (Putzmittel, Toilettenpapier, …)
Büromaterialien (Stifte, Papier, Stempel, …)
Entgelt für die Beförderung von Post- und Paketsendungen
Entsorgungskosten

Elektrogeräte fallen nicht unter Klein- und Wiederbeschaffung. Davon ausgenommen sind Teilkomponenten (z.B. Festplatten oder Tonerkartuschen), die in ihrem regulären Betrieb unbrauchbar geworden sind und für die unbeeinträchtigte Funktion der Anlage, derer sie Teil waren, notwendig sind. Die Höhe der einmaligen Ausgabe darf in diesem Fall bis zu 100 € betragen, die Beschaffung eines gleichwertigen Ersatzproduktes muss durch den Vorstand erfolgen. Dieser hat darauf zu achten, dass das vom Vorstand genehmigte Jahresbudget nicht überschritten wird. Der Vorstand ist über Klein- und Wiederbeschaffung unverzüglich in Kenntnis zu setzen.

§ 4 Ausgabe von genehmigten Mitteln

Anschaffungen und Beauftragungen, die nicht unter §3.3 fallen, sind durch die vom Vorstand bestellten Einkäufer, oder in Absprache mit diesen zu tätigen. Bei Projekten dürfen die Projektverantwortlichen selbstständig Dienstleistungen beauftragen, Anschaffungen müssen auch hier in Absprache mit dem Einkauf erfolgen. Der Einkauf ist dazu berechtigt, andere als im Antrag angegebene Bezugsquellen oder Dienstleister auszuwählen, soweit er dies aus Gründen der Kostenersparnis oder anderer signifikanter Gründe (Verfügbarkeit, Lieferzeiten, vergangene Erfahrungen) für geboten erachtet. Ist es abzusehen, dass sich Kosten für Dienstleistungen während der Durchführung so weit erhöhen, dass das genehmigte Budget nicht ausreicht, etwa durch unvorhergesehene Schwierigkeiten beim Bau, so muss ein zusätzlicher Antrag gestellt werden, bevor die Freigabe für weitere Arbeiten erteilt wird. Empfangene Lieferungen und durchgeführte Dienstleistungen müssen durch die Person, welche den Auftrag erteilt hat, dahingehend geprüft werden, dass die erbrachte Leistung der beauftragten entspricht. Genehmigte Budgets müssen von Genehmigung bis Schließung des Budgets per bereitgestelltem, elektronischen System durch die Aktivenschaft einsehbar sein.

§ 5 Rechnungseingang und Zahlung

Bei Projekten sind eingegangene Rechnungen unverzüglich durch die Projektverantwortlichen zu prüfen und dem Vorstand freizugeben. Erst dann erfolgt die Bezahlung. Zahlungen sind durch mindestens zwei Mitglieder des Vorstandes zu autorisieren. Das zu verwendende Zahlungsmittel ist die Überweisung. Wiederkehrende Zahlungen können per SEPA-Lastschriftmandat autorisiert werden. Abweichungen sind nur in begründeten Einzelfällen und nach Genehmigung durch den Vorstand zulässig.

§ 6 Projektende und Budgetschließung

Budgets stehen während des Projektzeitraums, oder wenn dieser im Antrag nicht angegeben ist, für 12 Wochen zur Verfügung. Eine Verlängerung dieses Zeitraums kann jederzeit beim Vorstand beantragt werden. Der Vorstand kann Budgets schließen (z.B. zum Jahresende), und diese gelten als geschlossen, sofern nicht innerhalb von zwei Wochen ab Schließung ein begründeter Widerspruch aus der Aktivenschaft eingeht. Auf geschlossene Budgets sind keine Ausgaben mehr zu tätigen. In begründeten Fällen kann der Vorstand bereits geschlossene Budgets wieder öffnen. Sind keine Ausgaben mehr auf ein Budget zu tätigen, so hat der Projektverantwortliche diesen Umstand dem Vorstand zu melden, der anschließend das Budget schließt.

§ 7 Mitgliederverpflegung

Sind Mitglieder an Standorten des Vereins für mindestens eine Stunde im Sinne des Vereins tätig, so können sie eine Verpflegungspauschale in Höhe von 10,00 € pro Tag in Anspruch nehmen. Sollte sich eine Tätigkeit im Sinne des Vereins über einen Zeitraum von mehr als fünf Stunden erstrecken, so beträgt die Verpflegungspauschale 20,00 € pro Tag. Die Verpflegungspauschale kann für Mahlzeiten und Getränke verwendet werden. Jede Inanspruchnahme der Verpflegungspauschale ist, für den Vorstand einsehbar, mit Anlass und Namen der in Anspruch nehmenden Mitglieder zu dokumentieren. Mitgliederverpflegung muss nicht über den Einkauf beschafft werden.

§ 8 Auslagenabrechnungen

Auslagen sind Ausgaben eines Mitglieds aus eigenen finanziellen Mitteln, die im Sinne des Vereins getätigt wurden. Das Mitglied kann die Ausgaben durch Vorlegen einer Auslagenabrechnung beim Vorstand erstattet bekommen. Dazu sind folgende Kriterien erforderlich:

Die Ausgaben müssen nachgewiesen werden, beispielsweise durch eine Rechnung, einen Kassenbon oder eine Fahrkarte.
Ab einem Betrag von 100 € muss die Rechnung bzw. der Kaufbeleg auf die Rechnungsanschrift des Vereins ausgestellt werden.
Das Mitglied muss zu der Ausgabe berechtigt gewesen sein.
Die Auslagenabrechnung muss innerhalb von sechs Monaten ab getätigter Auslage beim Vorstand eingehen.

Die gezeichnete Auslagenabrechnung muss folgende Informationen enthalten:

Name des Antragstellers
Höhe der Auslage
Zweck der Ausgabe
Informationen zur Berechtigung der Ausgabe, wie Projektbezeichnung, Antragsnummer, Budgetnummer oder freigebende Instanz
SEPA-Bankverbindung für die Erstattung der Auslage

Die Auslagenabrechnung muss an den gesamten Vorstand adressiert sein. Der Vorstand behält sich vor, die Erstattung von Auslagen auf die Höhe des genehmigten Budgets zu begrenzen.

§ 9 Reisekosten

Reisekosten sind grundsätzlich nur über einen genehmigten Antrag abzurechnen. Bei der Wahl der Verkehrsmittel sind öffentliche Verkehrsmittel zu bevorzugen. In begründeten Fällen, wie außerordentlicher Zeitersparnis, Materialtransport oder Kostenersparnis sind auch andere Verkehrsmittel wie z.B. PKW zulässig. Ein Mitglied kann Kosten für die Nutzung eines Fahrzeugs erstattet bekommen, sofern die Nutzung im Rahmen eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes geschieht. Eine solche Nutzung ist auch ohne vorherige Genehmigung durch den Vorstand möglich.

Fahrten zu den regelmäßigen Supportstunden und anderen regelmäßigen Terminen an den Standorten des Vereins sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig.

Erstattungen für entstandene Fahrtkosten mit anderen Verkehrsmitteln als öffentliche Verkehrsmittel werden nach aktuell üblichen Kilometerpauschalen errechnet (zur Zeit 0,35 €/km). Die Strecke wird nach der kürzesten Verbindung berechnet. Diese muss durch das Mitglied mit Beantragung der Erstattung nachgewiesen werden. Die Entfernung muss in Kilometern auf eine Nachkommastelle genau angegeben werden.

§ 10 Haushaltsplan

Der Vorstand muss für jedes Geschäftsjahr einen Haushaltsplan erstellen. Dieser muss alle im betreffenden Geschäftsjahr geplanten Einnahmen und Ausgaben, sowie die erwarteten Finanzzu- und -abflüsse beinhalten. Der Haushaltsplan muss bis zum 15. Februar des betreffenden Geschäftsjahres beschlossen und in Entwurfsform zwei Wochen davor der Aktivenschaft vorgelegt werden. Bis drei Tage vor der beschließenden Vorstandssitzung legt der Kassenwart dem restlichen Vorstand einen Entwurf des Haushaltsplans vor. Dieser Entwurf wird vom Vorstand auf der Sitzung beraten und dient als Grundlage für das Sitzungsprotokoll. Der beschlossene Haushaltsplan muss bei der nächsten Mitgliederversammlung vorgestellt werden und wird von dieser genehmigt bzw. auf Antrag abgeändert. Der Kassenwart überwacht die Einhaltung des Haushaltsplans und berichtet dem restlichen Vorstand bei zu erwartenden und eingetretenen Abweichungen.

§ 11 Kassenprüfung

Zwei Kassenprüfer, die nicht dem Vorstand angehören und für jeweils zwei Geschäftsjahre im Amt sind, haben das Recht, jederzeit die Kassengeschäfte zu prüfen. Die Mitgliederversammlung wählt jedes Geschäftsjahr einen neuen Kassenprüfer, sodass die beiden Kassenprüfer immer alternierend im Amt sind. Die Kassenprüfer erstatten bei jeder Mitgliederversammlung Bericht.

Die Kassenprüfer prüfen die Einhaltung der Finanzordnung und des Haushaltsplans. Insbesondere prüfen sie,

ob die Finanz-/Vermögensbestände den Angaben im Jahresabschluss entsprechen
die Ausgaben sachlich gerechtfertigt, rechnerisch richtig und korrekt belegt sind
die Mittel wirtschaftlich verwendet wurden.